Como Emitir a Certidão de Regularidade do FGTS em 2025 para Empresas Novas: Guia Completo e Atualizado
Você já ouviu falar na Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), popularmente conhecida como Certidão Negativa de Débito do FGTS?
Ela é um documento essencial para empresas, pois comprova a regularidade com os depósitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Prevista na Lei nº 8.036/1990, essa certidão é obrigatória para participar de licitações públicas, firmar contratos com o poder público e obter financiamentos junto a instituições financeiras.
A CRF é emitida exclusivamente pela Caixa Econômica Federal, agente operador do FGTS. Veja como solicitar.
Índice
O que é a Certidão de Regularidade do FGTS?
A Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) antes conhecida como Certidão Negativa de Débito FGTS, comprova que a empresa está em dia com suas obrigações relativas ao FGTS.
Ou seja, que está efetuando corretamente os depósitos nas contas vinculadas dos seus empregados.
A validade do documento é de 30 dias, e ele pode ser renovado sempre que necessário, desde que a empresa mantenha sua situação regular.
A CRF é exigida em diversos contextos:
- Transferência de imóveis, entre outros.
- Participação em licitações públicas;
- Obtenção de financiamentos bancários;
- Operações com órgãos públicos e instituições financeiras;
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O Que Mudou em 2025 na Emissão da CND para Empresas Novas
Com a implantação do FGTS Digital e a integração com o eSocial, surgiu a expectativa de que o cadastro das novas empresas fosse automaticamente reconhecido pelos sistemas da Caixa.
Isso aconteceria a partir do envio do evento S-1000 (Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público) e do fechamento da folha de pagamento.
Apesar da teoria, na prática, essa integração ainda não está funcionando plenamente, gerando uma série de entraves para a emissão da certidão.
Requisitos para Emissão da Certidão de Regularidade do FGTS
Para que a empresa consiga a emissão da CRF, é necessário cumprir os seguintes requisitos:
1. Identificação da Empresa
- CNPJ ativo;
- Cadastro correto na base da Receita Federal e Caixa Econômica Federal.
2. Inscrição no FGTS
- A empresa precisa estar cadastrada no sistema do FGTS e possuir matrícula ativa no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).
3. Situação Regular com o FGTS
- Todos os recolhimentos mensais do FGTS devem estar em dia;
- Não deve haver parcelamentos inadimplentes, débitos em aberto ou divergências cadastrais.
Empresas com pendências no FGTS não conseguem emitir a CRF até regularizarem sua situação.
Como Acessar o Site da Caixa Econômica Federal para Emissão da Certidão
O site da Caixa Econômica Federal tem um processo fácil e seguro para emitir a Certidão Negativa de Débito FGTS (Certidão de Regularidade do FGTS).
Para começar, vá ao site oficial da Caixa Econômica Federal. Lá, você encontrará muitos serviços, incluindo a emissão da CRF.
O processo de emissão da CRF é feito exclusivamente online, por meio do site oficial da Caixa Econômica Federal:
- Acesse: www.caixa.gov.br
- No menu principal, clique em “Empresas” > “FGTS”.
- Selecione a opção “Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)”.
- Informe o CNPJ da empresa ou a matrícula CEI/CAEPF/CNO, conforme aplicável.
- Clique em “Consultar”.
Ou clique aqui e preencha as informações.
Se não houver pendências, a certidão será gerada automaticamente em formato PDF, com validade de 30 dias.
Mensagem de Erro: “Empregador Não Cadastrado” – O Que Fazer
Ao tentar emitir a CND no site da Caixa, o sistema pode retornar a seguinte mensagem:
“Empregador não cadastrado. Para cadastrar, dirija-se a uma agência da Caixa munido dos documentos de constituição da empresa.”
Isso indica que a empresa não está registrada no sistema da Caixa, impedindo a emissão automática da certidão.
Soluções Práticas Para Emitir a CND do FGTS em 2025
1. Dirigir-se à Agência da Caixa
Se a empresa for nova e nunca teve movimentação de folha de pagamento via SEFIP, a primeira solução é simples e direta:
- Compareça a uma agência da Caixa com os documentos de constituição da empresa (contrato social, CNPJ, etc.) e solicite o cadastro no sistema da Caixa.
Essa etapa é fundamental para que o sistema reconheça a existência da empresa e permita a emissão da certidão.
2. Enviar SEFIP Sem Movimento
Outra forma válida de regularizar a situação é realizar o envio da SEFIP sem movimento. Esse procedimento pode ser feito da seguinte forma:
- Acesse o sistema da SEFIP;
- Preencha os dados da empresa como “sem movimento”;
- Transmita o arquivo pela Conectividade Social.
Segundo o manual da Caixa, a certidão deve ser liberada em até cinco dias úteis após o envio correto da SEFIP sem movimento, considerando que:
- A competência informada seja a da abertura da empresa;
- Seja informada a ausência de fato gerador;
- A modalidade de recolhimento esteja em branco.
Essa solução é especialmente recomendada para empresas sem empregados que foram abertas após a obrigatoriedade do eSocial e não tinham obrigações anteriores via SEFIP.
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Empresas com Empregados: Como Solicitar o Cadastro Pelo GEDAN
Se a sua empresa já possui empregados, há uma forma mais eficiente de solicitar o cadastro: o sistema GEDAN (Gerenciador de Demandas da Conectividade Social).
Passo a Passo para Solicitar Cadastro no GEDAN:
- Acesse a Conectividade Social ICP com o certificado digital da empresa.
- Clique em GEDAN.
- Vá em “Abrir Demanda”.
- Digite “cadastro” na busca.
- Selecione a opção “Cadastro de empregador com empregados”.
- Responda ao checklist que será apresentado:
- Empresa possui empregados?
- Empresa não consta no site da Caixa?
- Possui CNPJ válido, contrato social e documentação constitutiva?
Após preencher todas as informações, o sistema gera a demanda. O prazo médio de atendimento é de até 15 dias úteis.
Atenção: o GEDAN frequentemente apresenta instabilidades, sendo comum o sistema ficar fora do ar. É necessário paciência e, às vezes, tentar o acesso em horários alternativos.
MEIs e Empresas Sem Empregados: Caminho Alternativo no GEDAN
Caso você seja Microempreendedor Individual (MEI) ou tenha uma empresa sem empregados, o próprio GEDAN orienta para o envio da SEFIP sem movimento, como já mencionado.
O sistema reconhece automaticamente a empresa para fins de emissão da certidão após a transmissão correta.
Resumo das Alternativas Disponíveis para 2025
| Situação da Empresa | Solução Recomendada |
|---|---|
| Empresa nova sem empregados | Enviar SEFIP sem movimento |
| Empresa nova sem cadastro na Caixa | Ir até uma agência da Caixa com os documentos |
| Empresa com empregados | Solicitar cadastro via GEDAN |
| MEI que precisa da CND | Enviar SEFIP sem movimento ou solicitar via GEDAN |
| Empresa com empregados e sem SEFIP prévia | Também pode enviar SEFIP sem movimento para registro |
Por Que Isso Ainda Acontece?
Embora o eSocial e o FGTS Digital tenham sido projetados para otimizar o compartilhamento de dados com a Caixa, essa integração ainda não está funcionando de forma automática e fluida.
Isso exige, infelizmente, ações manuais por parte das empresas e profissionais de Departamento Pessoal.
Outras Certidões Importantes para Regularização Empresarial
Além da CRF, outras certidões são frequentemente exigidas para comprovação de regularidade fiscal e trabalhista:
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
- Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).
- Comprova que a empresa não possui condenações na Justiça do Trabalho.
- Validade: 180 dias.
- Emitida gratuitamente no site: www.tst.jus.br/certidao
Certidão Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União
- Emitida pela Receita Federal do Brasil (RFB) e PGFN.
- Inclui débitos com o INSS e tributos federais.
- Pode ser emitida no site: www.gov.br/receitafederal
- Validade: 30 dias.
Manter todas essas certidões em dia garante a regularidade da empresa junto ao poder público e fortalece sua imagem perante o mercado.
Conclusão
A Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) é essencial para demonstrar que a empresa cumpre com suas obrigações legais junto ao FGTS.
Sua obtenção é simples, gratuita e feita exclusivamente pela internet, no site da Caixa Econômica Federal.
Para empresas novas em 2025 ainda não é um processo totalmente automatizado.
É necessário entender a situação da empresa, escolher a alternativa correta ou seja, ir à agência, enviar a SEFIP sem movimento ou abrir uma demanda no GEDAN e acompanhar os prazos.
Empresas que mantêm a regularidade com o FGTS ganham credibilidade, acesso a financiamentos, possibilidade de participar de licitações públicas e evitam multas e sanções legais.
Por isso, é fundamental:
- Fazer os depósitos do FGTS corretamente e no prazo;
- Manter o cadastro atualizado na Receita Federal e Caixa;
- Emitir e renovar a certidão regularmente.
Manter-se atualizado com as mudanças nos sistemas de cumprimento de obrigações acessórias, como eSocial e FGTS Digital, é essencial para garantir a regularidade fiscal e evitar surpresas desagradáveis.
